随着科学技术的快速发展，越来越多的科学技术成分渗透到我们生产、生活中。根据莫尔定律，“计算机芯片的集成度每18个月翻一番”，数控机床的出现使得生产精度大幅度调，数字电视的出现使得丰富多彩的电视节目更加清晰，数码摄像、编辑设备逐渐取代了模拟设备，数码照相机在几年间已经达到了普及。使用数码产品成为现代、时尚、先进的代表，这意味着数字技术已经逐渐深入到人类的每一个角落，一场数字化的革命正处在高潮阶段。
一、建立数字声音档案存档办法的必要性
北京市地税局作为北京市的重要职能部门，一贯重视信息化建设，王纪平局长也被网络媒体尊称为“网络局长”。 为适应数字化技术的发展，在档案管理方面北京市地税局也走在了前列，于2003年度出台了《北京市地方税务局数码照片档案管理办法》，规范了数码照片存档的要求和方法，使得数码照片的存档有法可依，适应了信息化的发展。
北京地税部门的声象存档除了照片还有各种录音、录像资料。北京市地税局也于2003年初制定了《北京市地方税务局声像档案管理办法》，对录像带和录音带的存档方法做出了规定。但随着录音和录像设备的数字化，使得两种存储介质都发生了变化。但其中，虽然现在的摄像设备已经实现了数字化，录像带也变为数字带，但其存储介质仍然是由磁性材料制作的磁带，其存储形式未发生变化；而录音设备却发生了翻天覆地的变化，过去用录音机录音的方式已经被各种各样的录音笔所取代，开会、听课时，我们也经常看到在讲话人前放置录音笔，记录讲话内容。现在已经很少看到有人用单放机播放磁带，取而代之的是各种的MP3播放器（现在的录音笔都具有MP3播放器功能、MP3播放器具有录音功能，二者区别越来越小），它们携带方便、结识耐用、存储容量大、声音效果好。一个128M的录音笔可以录制声音至少达到20个小时。录音笔以灵活方便、清晰、录音时间长为优势逐步取代了录音机。而作为重要的声音资料，势必应尽快制定相关的存档办法。
二、数字声音档案存档中应注意的问题
1.存储介质发生变化
同用传统的录音带录制声音相比较，录音笔最本质的变化是声音的存储介质不是磁带，而是声音文件，可以以文件形式存储到电脑硬盘、刻录到光盘中，且复制、使用方便灵活。而要听取录音带内容，则需要使用录音机播放；要复制磁带内容需要用双卡的录音机；要传递录音内容需要邮寄磁带。录音笔以声音文件的形式同已经得到普及的电脑设备相结合，同电脑上就可以播放声音，而且可以任意选择播放时间；在电脑中复制声音几秒钟就可以完成；利用网络时代的电子邮件可以在瞬间将声音文件发送到世界上能上网的各个角落。
2.存储文件格式种类众多
录音笔录制的声音文件可以通过电脑播放，但是也随之出现了需要注意的问题。现在的录音笔品牌五花八门，有国际知名的三星、现代、苹果，也有国产的名牌产品爱国者，也有一些不出名的品牌如百世、JNC、Ann等。各种录音笔录制的声音文件格式也各不一样，如三星录音笔的录音文件格式为.vy1，需要三星专用的Voice yepp player软件才能在电脑中播放；爱国者录音文件格式为.wav，电脑自带软件就可以播放；Ann录音文件格式根据录音质量的选择不同，有.wav和.asf两种格式……。不同的文件格式有不同的打开方式，这就为存档提出了要求，如果现在存档的声音文件在几年后准备使用，可发现找不到打开的程序、无法打开，那当初的存档就没有任何意义了。
三、数字声音档案存档采取的方式
因为声音文件同照片文件一样，都需要存储电脑文件，所以对于声音文件的存档，可以参阅市局已经出台的《北京市地方税务局数码照片档案管理办法》。将声音文件统一编号后刻录到光盘中存档，可制定如下要求：
1.录音文件的录音范围为本单位领导人和外单位领导人物参加本单位的重要公务活动的讲话；
2.声音文件的存档要求
1）时间：为了及时收集、整理数码照片档案，原则上应在声音档案形成的两周内，按照有关要求，送本单位档案部门归档。
2）归档的数码声音文件材料应是原件，剪切版和修改版不能作为档案归档。
3）声音文件在归档时，必须保证声音文件、文字说明齐全完整。存档的部门应填写“声音文件资料登记表”（附后）， 检查登记表中的各项内容是否填写清楚。表内应设置活动主题、录音时间、录音地点、录音者、时间长度、文件格式及打开程序（如文件格式为通用格式，可不写，如.wav格式；如文件格式为专用如三星录音笔的.vy1文件需要填写打开程序存放地址）、文字总说明、文件序号及文字分说明。
3、声音文件档案的整理：
1）完整的声音文件档案应包括声音文件、和文字说明二部分。
2）声音文件，是声音文件档案的最原始的材料，是声音文件档案的重要部分。
3）每一组、每一个声音文件都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括声音文件反映的内容。
4、声音文件的整理、保存方法：
1）将声音文件刻录在光盘上保存。采取一式三套，即一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份。
2）不得对归档的声音文件进行技术修改。
3）对原声音文件进行重命名，即声音文件编号。声音文件编号的排列方法是：声音文件所在光盘号（案卷号）——声音文件编号（参见号）。每卷都从“1”开始，流水顺延，不重、不漏。
4）声音文件整理组卷之后，须在光盘上设置盘贴，盘贴内容与盘盒封面内容一致；在盘盒底面设置备考表。
5）光盘贴、盘盒封面和盘盒底面的备考表，其内容与文书档案相同。
5、声音文件存档应填写录音、录像档案案卷目录
案卷号：应填写光盘编号；
参见号：应填写每个录音文件的编号，编号从1开始；
内容：简要介绍录音文件的时间和事件内容、讲话人；
摄录时间：填写录制声音的时间
摄录人：填写录制声音人姓名
摄录效果：填写声音文件的格式（如.wav）
带长：填写声音文件的时间长度
保管期限：根据需要按照永久、长期、短期存档
备注：如声音文件格式为通用格式（如.wav）可不用填写，如声音文件格式为专用格式（如三星录音笔的.vy1）,需填写打开程序光盘的盘号（注：打开程序应单独作为一份光盘材料存档）。
填写字迹要工整，并使用钢笔（蓝黑色墨水）填写。
6、对声音文件档案按照以下方法进行保护、保管：
1）、声音文件档案入库前，档案人员应进行细致的检查，确保声音文件安全入库。
2)、档案人员制作光盘、纸质数码照片，要按照有关技术要求操作。
3)、保存声音文件档案的库房要干燥、凉爽，严禁烟火，并有较好的防尘措施。
