文件生命周期理论告诉我们：文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程（文件运动整体性）；而文件的整个生命过程中因其先后表现出不同的价值形态可划分为几个不同的运动阶段（文件运动阶段性）；在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用各自适宜的存放地点和管理方式（文件运动阶段内各要素间的内在联系的特点）。
文件运动阶段与文件运动状态："文件运动阶段"，或说"文件生命阶段"，或说"文件生命运动阶段"是用于描述文件运动状态时间跨度上的一个用语，文件运动阶段同文件运动状态一一对应，文件处在同一运动阶段表明文件处在同一运动状态，只有当文件运动状态发生变化时，文件才从一个运动阶段跨人了另一个运动阶段。在文件生命运动全过程中文件的运动状态会发生若干次变化，因而也就呈现为若干个运动阶段，文件运动理论既注重文件运动的整体性，也注重文件运动的阶段性。
文件运动的动力源泉：文件价值形态的呈现及其变化。
文件的形成：同部文件与 外部文件 形成文件的100%
↓
现行文件
初始价值最大保存在行政办公地点 部分文件
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（移交）
半现行文件
保存在文件中心初始价值 a) 削减 b) 衰弱 c) 消失部分可能具有第二价值 部分文件剔除
（移交）
↓
非现行文件
销毁价值较小、或无价值的文件移交到历史档案馆第二价值最大 部分文件剔除占形成文件的5%-10%、目前甚至为3%
