对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚它的结构内容是一件比较困难的事。使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构，如图6-8 所示。其中，文档标题和正文文字被分级显示出来，根据需要，一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的总体结构。可以通过文档视图来浏览这个文档以把握文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分。
用户在创作一篇文档时，可以先在大纲视图中列出它的提纲和各级标题，然后再根据提纲逐步充实文档的内容。在大纲视图中，在每个标题的左边都显示了一个符号。表示带有下一级标题（包括子标题和正文）。表示不带有下一级标题。
正文是大纲中除标题以外的任何段落文字。在大纲视图中，段落左边的小方框，表示该段落为正文。正文可以看成是最低一级的标题。
要显示文档的大纲，首先切换到大纲视图。单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，或者单击水平滚动条中的【大纲视图】按钮，可以切换到大纲视图。
6.2.1 在大纲视图中组织文档
有两种方法可以组织文档大纲：
（1）使用大纲视图中输入标题的方法组织文档，在重新组织标题和子标题时，Word 会自动为标题设置内置标题样式。可以将该文档大纲折叠，以便只显示需要查看的标题。
（2）在大纲样式编号列表中输入标题和子标题。文字必须设置为内置标题样式。为各个标题指定大纲级别。由此建立分层结构的文档，然后可以在大纲视图或文档结构图中编辑该文档。这样可以不改变文字的显示方式。
6.2.1.1 用输入标题的方式组织大纲
使用大纲视图组织新文档的过程是先输入文档的各级标题，在建立合适的文档组织结构后，再添加详细的正文即可完成文档的编辑。具体的操作步骤如下：
（1）建立新的文档，并切换到大纲视图中。
（2）输入各个标题，刚输入的标题Word 会自动设为内置标题样式“标题1”。输入完毕后，按Enter 键可以输入下一个标题。
（3）如果将标题指定到别的级别并设置相应的标题样式，可以利用【大纲】工具栏中的升降级按钮。也可以利用拖动标题前面的符号或的方法来实现：如果想将标题级别降至较低级别，向右拖动符号；如果想将标题升级至较高级别，请向左拖动符号。
（4）在建立满意的文档组织结构后，切换到普通视图或页面视图以添加详细的正文内容
