如何来预防和避免选型过程失控,关键是保证项目选型人员不要被厂商业务人员“搞定”。
方法可以很简单,厂商要笼络选型人员无非是想了解项目的预算、需求和对手报价信息,企业项目选型小组并不需要项目的预算信息,只要决策层少数一两个人知道就行,所以预算很难被透露出去;即在组织层次设置上,将项目组分成决策组和选型组,选型组负责对软件和厂商进行评估,并配合厂商完成需求的调研工作。第二,项目的需求完全可以公开,每个厂商得到的信息都是相同的,不至于有些厂商得到的信息多有些厂商得到的信息少,或者有些厂商得到的精确,有些厂商得到的信息粗糙。适当的时候可以请各个厂商联合调研需求,以便信息获得更加一致。而对于厂商之间互相打探报价信息,可以采用采用同一时间现场报价的方式进行,前期把软件条款和服务条款公开,然后通知厂商统一现场报价,并说明此报价为最后报价。这样就不存在事前厂商报价被透露出去的情况。同时,现场选型评估组人员名单也是临时公布,不要事先透露,确保内部人员不被厂商搞定,这种方式其实就是利用投标的方法去操作。另外,在项目考核制度中,增加选型评价作为考核内容,让选型组的人员对自己的选择倾向(推荐度)负责,在月度总结和年度总结中,将项目的评价与绩效考核挂钩;这样也可增强选型人员的责任心。再次提醒的是,报价不是选型的唯一关键,在最后确定选择哪家厂商的评价标准中,应该包含这些项目:需求满足度(40%)、软件的可塑性(20%)、厂商实力(10%)、价格(10%)、服务体系(10%)等。
总体来说,就是要明白自己要解决什么问题,计划投入多少的费用,在此基础上来选择合适的厂商。把一切该公布的信息摊在阳光下,杜绝阴暗点产生的根源,把模糊地带都弄清楚,去掉任何“包装”(中国的语言含义太丰富,建议无论是需求还是合同,不仅要写清楚是什么,而且要写明不是什么,否则,很可能因此产生很多额外的费用和麻烦),尽量把厂商的真实情况和企业自身的需求都暴露出来,然后来做出对企业最有利的决策。