有一天,一位中小企业主(公司员工数约三十多人),向我询问有关ERP的相关问题,当下着实吃了一惊,因为ERP这种庞大而复杂的系统,通常只会出现在大中型企业,况且这种“宝贝”也不是三言两语可以说清楚。在长时间的讨论和分析过后,终于弄清楚他真正的需要:重新规划IT设备的运用模式以及提高员工的运用技巧,而不是弄一套庞大的ERP进公司。
ERP(Enterprise resource planning,企业资源规划)指的是根据公司所拥有的各种资源(包括物料供应、资金和人力规划),以管理技巧来安排规模最合适的工作成员、物料分配与运作流程,好达到资源利用与利润最大化的目的,目前大多是透过计算机系统来达成这样的目的。
这种对企业经营有莫大帮助的信息系统,相信是每个企业都想要的,只是目前市面上的产品,适用的对象几乎都是大中型企业,对于员工数只有数十人的中小企业来说,这些现成的ERP彷佛是难有用武之地。
另一方面,对于我国为数众多的中小企业来说,在企业运作的效率与效能方面的问题,真的是因为企业资源整体规划运用不良所引起的?还是工作流程与项目排程还没上轨道的关系?或许在经营的层次上,并没有复杂到必须仰赖信息系统来进行所谓的企业资源规划。据我了解,属于后者的不在少数。
中小企业通常是很有弹性的,成本的管控更是一流,在员工人数不多的情形下,资源浪费的情形其实很少。因为经营所需的相关资源相对不多,又全部操控在老板一人手上,所谓的企业资源规划,事实上只发生在老板的脑海里,公司内的其它专业人员根本无从置喙。
这种情形下,ERP所计算出来的结果,绝对不会比老板的脑神经系统还好。毕竟,ERP成功的关键之一,就是数据正确和共享,而企业资源的重要信息(如预算)都在老板大脑这个封闭系统中,再厉害的ERP也不会是中小企业所需要的信息系统。
另外一个常见的问题,就是在激烈的商业竞争下,中小企业常常会抢下一些会打乱既定排程的订单。美其名是尽可能争取订单,让公司营收成长,事实上是不顾现实,将公司的产能和信用置于高风险之中。为了避免这样的风险(也就是要能准时交货或提供服务),既定的流程和排程不得不经常被“弹性”所修改,所谓的既定流程,不过是实际工作的“参考”,该有的权威早已丧失。由此所衍生的成本浪费(加班费、补休、产品出错修改和人员士气低落等),往往比其它企业活动还多的多,因此很容易被中小企业主误认为是企业资源没有合理化运用的结果。因此在听说ERP会带来的神奇效果后,才会产生想要引进的念头。
了解问题的关键之后,对该企业进行了信息设备和软件资产的盘点,并且确认在管理上是否要放弃不利于信息共享的集权组织形式。
最后发现,真正想要解决的问题,是让项目管理更上轨道,让接单、生产排程透明化,好让业务单位能清楚接单的限制,避免工作排程的混乱,减少人员管理的困扰。