【eNet硅谷动力专稿】企业IT预算紧缩，但业务运作却不能停顿，如何取得这其中的平衡点，一再考验CIO的智慧。南卡罗莱纳州缓刑假释暨特赦服务部信息服务协理David O’Berry采用软件与协同合作的方式来降低其营运成本。这家机构参与了政府的信息应用计划，以开发一套可供超过70个州政府单位共享的软件及可重复使用的程序代码数据库。
用软件促进资源共享及整合
有了这套系统软件的协助，当这些单位需求启动一项新项目时，就可以事先查询是否有适当的工具、专家、案例，甚至是硬件平台…等，可供其参考、使用与交换。O’Berry举例说：“IT人员可上网查询其他单位是否有多余的硬件资源释出，以省去不必要的采购开销。”
除此之外，一些项目执行的程序代码与经验，也可藉由此项机制进行交换。“我们会将由Sybase转换至Net/SQL架构所需的讯息与程序都链入数据库内。”O’Berry说：“如果有其他的单位要执行同样的项目，只要参照先行的做法即可，无形之中可省下大量摸索而浪费的时间与成本。”
不过他也强调，这种分享的机制要能顺利执行，成员在参与时，彼此之间要遵守的公约必不可少，而让成员愿意进行双向分享与沟通的机制也很重要。“如果大家都藏私，人人都留一手，那这计划一定失败。”O’Berry这示。
不应受到合约限制
在过去景气良好的时代，企业采购通常是以询、比、议价程序，然后再与选定厂商签定长期合约的方式进行。但现在由于经济情势看坏，再加上许多厂商削价竞争的结果，价格常常一日数跌，此时若还是以签定长期合约的方式进行采购，往往会对企业造成不利的结果。
举例来说，Southern Methodist大学的技术长Allen Gwinn表示，之前该校选定两家无线通信业者为服务供货商，但Gwinn却发现目前在市场上，这两家业者的通讯费率却是他所询到最低价的4倍。“现在无线通信已经是完全成熟的商业市场，厂商之间打的价格战十分激烈。企业若以传统采购方式，往往拿不到最漂亮的价格。”Gwinn这么说。
同样的精神也可应用到服务合约的签定上。“我们会随时检定每一份服务合约，以确定能拿到最好的价格。”奥勒冈州的Bend La Pine学校，其IT副协理Ben Hansen并补充说：“最好的重议时间时点是在每季的第三个月，因为此时公司都在结算当季业绩，供货商议约的愿意较高，价格也比较容易砍下来。”
为了争取供货商的支持，Hansen还建议企业应该开诚布公，明白告知供货商其预算目标。“我们会让供货商知道我们有多少预算，有哪些项目一定得完成。”另外，Hansen表示：“我们也会让他们知道他们并非独家议约，除非他们能提出更优惠的条件，否则合约将会拱手让人。”截至目前为止，Hansen已经使用这些招术，为学校在通讯、硬件服务及设备成本方式节省了不少开支。Hansen说：“主要是因为现在的环境是买方市场。如果在一、两年前，我们是没有这样的谈判空间可利用的。”
