一般英语商业书信从结构上可分为：信头（The Heading）、封内地址(The Inside Address )、称呼(The Salutation)、事由(The Subject Heading)、开头语(The Opening Sentences)、信的正文(The Body of the Letter)、结尾语(The Closing Sentences)、结束语(The Complimentary)、签名(The Signature)、附件(Enclosure)。
下列分别介绍各个部分的具体内容：
信头（The Heading）
书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。目的在于使受信人知道发自何方、何处、何时，复信时便于参考。外贸公司的信笺都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真等。
注意点：
1、年份应完全写出，不能用（99）来代表（1999）。
2、月份要写英文名称，不能用数字代替。如（3/9/99）等不能在正式函件中使用。
3、月份名称可用缩写，如Aug.代替August；但May，June，July本身很短，不便减缩。
4、日期可用1，2，3，……23，24，……30，31，或用1st，2nd，3rd，……23rd，24th，……30th，31st。日期最好用基数词，不用序数词。月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开。
封内地址（The Inside Address）
受信人的姓名地址等一般是列在信笺的左上方，在信头之下，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。
称呼（The Salutation）
称呼是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。目前外贸书信中一般通用的称呼语有：
商业函件用Dear Sirs，不能单独用Sirs Gentlemen，不能用单数。
公事函件用Dear Sir。
称呼语后面的标点，一般用逗号，不用冒号或分号。
事由（The Subject Heading）
事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间的位置，但平头信则由左面沿线写起。事由的使用是使双方的收发人员看了它就可迅速递给经办的人，不必等待读完信中全部内容才能确定。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。有时前面加上Re:，意思是"关于"即事由。
开头语（The Opening Sentences）
开头语没有统一的格式，但在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述。开头语一般要与信的正文分开，自成一节，文字要简洁明了。
信的正文（The Body of the Letter）
正文的位置紧接在开头语的下面，根据中心思想分成段落，每一中心思想为一段，眉目要清楚。
结尾语（The Closing Sentences）
结尾语一般用来总结本文所谈的事项，提示对信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。它的位置在正文结束之后，另起一段。
结束语（The Complimentary Close）
结束语写在结尾语下隔一行，正中或略向右面写起。只有第一个字母大写，后面加逗号。
见常用称呼和结束语列表
Dear Sirs
Dear Sirs or Madam
Yours faithfully Faithfully yours
Gentlemen
Ladies/Gentlemen
Yours very truly Very truly yours
Dear Sir or Madam
Dear sir
Yours faithfully Faithfully yours
Dear Mr. Seaver
Dear Mrs. Seaver
Dear Ms MaloneDear Miss Malone
Yours faithfully Yours sincerely Best wishes Kind regards, etc.(U.K.)
Sincerely Very truly yours Best regards, etc.
签名（The Signature）
结束语的下面，应将公司的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明，因为签字常常很潦草，不容易识别拼法。如：
Yours faithfully,
P.P THE NATIONAL TRADING CO.
(Signature)
B.R.Jones
Managing Director
附件（Enclosure）
如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.。如附件不止一件，应注明2 Encls.或3 Encls.。或详细列明如下：
Enc.:1 B/L（提单一张）
1 Photo（照片一张）
1 Certificate（证明书一张）
这十个部分在其它商业书信中，必需部分，即在一般情况下不可缺少的部分是：信头、封内地址、称呼、信的正文、结束礼词、签名。
(1)信头 Heading
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............
引证号码 Ref. NO.
日期 Date
(2)封内地址 Inside Address
(3)称呼 Salutation
(4)标题 Caption
(5)开头语 Opening Sentence
(6)正文 Body of the Letter
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............................................
............................................
(7)结尾语Closing Sentence
(8)结束礼词Complimentary close
(9)签名Signature
(10)附件Enclosure
