《新编办公室规范管理实务全书》
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作者： 文忠 主编
出 版 社： 北京工业大学出版社
出版时间： 2009-1-1字数： 345000版次： 1页数： 279印刷时间： 2009/01/01开本： 16开印次： 1纸张： 胶版纸I S B N ： 9787563920372包装： 平装编辑推荐
办公室是机关、企事业单位中沟通上下、协调左右，保证各项工作正常运转的纽带和桥梁。规范的管理可以提高工作效率，可使办公室的工作实现质的飞跃。《新编办公室规范管理实务全书》系统全面地论述了办公室人员、计划、协调、会议、信访、信息、接待、外事、保密、收发文、办公自动化等21个方面的管理工作，助您轻松做个出色的办公室工作者。
内容简介
办公室的工作性质决定了办公室工作的重要性，它要求办公室管理努力达到规范化、标准化、科学化。本书根据办公室的工作特点，围绕办公室人员规范管理、办公室工作规范管理、办公室例行公务工作规范管理、办公室自动化规范管理4个方面的主题，系统全面地论述了办公室人员、计划、协调、会议、信访、信息、接待、外事、保密、收发文、办公自动化等21个方面的管理工作。全书内容丰富，语言通俗易懂，实用性强，是办公室工作人员的工具书和参考书。
目录
第一编 办公室人员规范管理
第一章 办公室工作概述
第一节 办公室工作的性质
一、综合性和政治性
二、从属性和服务性
第二节 办公室的地位和作用
一、中心地位
二、窗口地位
三、枢纽地位
四、参谋作用和助手作用
五、服务作用和耳目作用
第三节 办公室的任务和特点
一、办公室工作的基本任务和原则
二、办公室工作的特点和规律性
第四节 办公室环境管理
一、办公室环境及其管理
二、办公室环境的内容
第五节 办公室机构设置
一、办公室机构设置概述
二、办公室机构设置原则
三、办公室机构的领导与管理
第二章 办公室人员配备
第一节 办公室人员的基本要求
一、政治可靠
二、有强烈的事业心
三、谦虚好学
四、廉洁奉公
五、工作勤奋
第二节 办公室人员个体素质结构
一、知识结构
二、办公能力要求
三、道德素质
第三节 办公室人员群体素质结构
一、办公室群体的功能
二、群体的结构因素
三、群体组织的优化
第四节 办公室人员工作考核
一、建立岗位目标责任制
二、考核的原则和内容
三、考核的方法
第三章 办公室人员工作技能
第一节 语言文字技能
一、起草办公文稿
二、校对程序和方法
第二节 记录及录音整理技能
一、记录的要求和方法
二、录音整理的步骤
三、录音记录的优缺点
第三节 办公设备运用技能
一、文字处理
二、油印机和复印机的使用
三、打印机和激光照排
四、装订方法和文件规格尺寸
第四章 办公室人员工作效率
第一节 有备而来
一、要从小事做起
二、应备齐工具书
三、凡事计划在先
四、井然有序
五、合理布局
第二节 点滴记事
一、小本随身的妙处
二、“朝思暮想”的妙法
三、自编程序的高效
四、先做为上的业绩
第三节 办事的艺术
一、一次完成艺术
二、化繁为简艺术
三、委曲求全艺术
第四节 议事妙术
一、平心静气
二、事不过三
三、顺心转意
四、设身处地
五、以事喻理
第五章 办公室人员礼仪礼节
第一节 办公室礼仪的功能
一、有利于树立良好的社会公众形象
二、有利于解决复杂事项与突发事件
第二节 书面礼仪要求
一、柬帖的用法
二、公务专用信件的制作
三、贺卡
第三节 语言礼仪要求
一、基调的确立
二、程序的掌握
三、语汇的选择
四、音量、节奏与语气的控制
第四节 介绍与握手礼节
一、见面时的礼节
二、握手规矩
三、介绍的技巧
四、使用名片的技巧
第五节 送礼的艺术和要求
一、选择礼物
二、送礼的场合与时机
三、国外赠送礼品的礼仪
四、接受礼品的艺术
五、怎样拒收礼物
第二编 办公室工作规范管理
第六章 办公室工作计划管理
第一节 办公室工作计划原則
一、制订工作计划的主要原则
二、工作计划的内容和性质
三、工作计划类型
第二节 办公室工作计划过程
一、工作计划的编制步骤
二、常用的工作计划方法
三、工作计划的期限
四、工作计划的总结
第七章 办公室调查研究方法
第一节 办公室调查研究的內容
一、综合型调查研究
二、重点调查研究
三、政策性调查研究
四、对事件的调查研究
第二节 办公室调查研究的方式
一、间接型调查研究
二、直接型调查研究
第三节 调查研究工作的原则
一、综合性原则
二、明确简要原则
二、综合分析，突出事物本质原则
三、实践性原则
四、实事求是原则
五、最优选择原则
六、群众性原则
第四节 调查研究工作的程序
一、准备工作和了解情况
二、分析研究和综合提炼
第五节 调查研究工作的方法
一、会议调查法和实地观察法
二、文献调查法和民意测验法
三、访谈调查法和资料调查法
四、统计调查法和实验调查法
五、综合归纳法和问卷调查法
六、回溯分析法和典型调查法
第六节 调查报告的写作
一、调查报告的类型和特点
二、调查报告的结构和主题
三、调查报告的表现手段
四、调查报告的选材和语言
第八章 办公室信息沟通管理
第一节 信息工作在办公室的地位与作用
一、信息的分类
二、信息的基本功能
第二节 政务信息的开发与运用
一、政务信息的特征
二、政务信息的原则
三、信息的收集
四、信息的处理
五、信息的传递
六、信息的反馈
第三节 怎样做好政务信息工作
一、树立信息观念
二、建立健全信息系统
三、健全工作制度
四、加快办公自动化建设
第九章 办公室协调工作管理
第三编 办公室例行公务工作规范管理
第十章 办公室信访、接待工作管理
第十一章 会务工作实务
第十二章 办公室建议、提案工作管理
第十三章 办公室印信工作管理
第十四章 收文处理
第十五章 发文处理
第十六章 办公室保密工作管理
第十七章 办公室后勤服务和值班工作
第十八章 办公室外事工作管理
第四编 办公室自动化规范管理
第十九章 办公自动化工作
第二十章 现代化电子网络工具
第二十一章 电子政务和电子商务管理
书摘插图
第一章 办公室工作概述
第一节 办公室工作的性质
办公室是为本机关、本单位领导工作直接服务的综合办事机构。它在机关、单位中起着承上启下、协调左右的作用。在我国，各级党政机关、人民团体，各个企业、事业单位，都有为本机关、本单位服务的办公室。尽管名称不同，有的叫办公厅，有的叫办公室，有的叫秘书处或秘书科等等，但其职能和性质大体上是相同的。其特征如下。
一、综合性和政治性
办公室的业务范围很广，诸如调查研究、公文撰写、公文传阅与处理、会务、接待、信访工作、电话通信、交通工具安排、介绍信与印章管理、档案管理、机要保密、后勤管理、与上下级单位联系等大量的政务性和事务性的基础工作，都由办公室综合承办。
二、从属性和服务性
办公室工作不能自身独立存在，它是从属于领导工作的一部分，是直接为领导工作服务，保证领导机关和领导人员顺利进行工作的。这种从属于领导工作的特性是由办公室工作性质自身决定的。
办公室不同于其他职能部门。它的任务就是服务，为领导工作服务，为同级、上下级单位服务，为人民群众服务。
办公室工作的上述特性，决定了它在本单位所有部门中占有特殊重要的地位。
第二节 办公室的地位和作用
一、中心地位
（1）办公室虽然不是一级政府、一个单位的法定领导，只是从属于领导层之下的辅助层，然而它却要代表领导处理全局性的问题，起着辅助领导的作用，是指挥、控制整个机关、单位工作的中心部门。
（2）办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。党和国家的方针、政策，上级机关的指示、指令，本单位的总体规划、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各个部门贯彻实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料等等，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合，并且要发挥信息中心的综合效应。
二、窗口地位
办公室是一个机关、单位的总进出口。对于上下级和所属单位及其他机关、单位来说，是信息网络中心，处于联络站的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。
三、枢纽地位
办公室在一个机关、单位中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关、单位工作正常运转的枢纽。
办公室虽然与本机关、单位职能部门同属一个序列，但是，其他职能机构是管理层、执行层，办公室则是中介层，直接辅助领导开展各项工作。
四、参谋作用和助手作用
在改革开放的今天，社会经济和科技的发展日新月异。面临飞速发展的客观形势，要及时对重大问题作出正确、科学的决策，这不仅要求领导班子有合理的群体知识结构，善于精心规划决策，而且需要一批政策水平高、熟悉情况、头脑清醒、思想敏锐、精于谋划的人组成一个参谋和助手班子，这个班子就是办公室。
作为领导的参谋，应做好如下工作：
（1）做好调查研究工作，在领导决策之前为领导收集决策所需要的信息，为决策提供依据，并对决策所需要的信息进行分析研究，提出一个或几个可供领导选择参考的办法和建议。
（2）在办文工作中，除及时准确地进行传递外，还应对需要呈送领导阅批的文件事先进行调查研究，提出拟办意见供领导参考。领导者的主要任务在于进行决策，制定方针、政策。在一个领导班子里，每个领导成员往往一人分管多项工作。难以对每个方面都作详尽细致的了解。何况领导干部本身也受工作经验、专业知识、实践范围等多方面的局限，不可能事事了如指掌、“洞察一切”，由于他们的精力有限，也不可能事必躬亲。
（3）组织会议时，对会议的议程、开法、解决的主要问题及如何贯彻实施等提出建议和意见，供领导参考。
作为领导工作的助手，应做好如下工作：
（1）协助领导承办好各项事务。即帮助领导做好公文处理等日常工作。例如一个市有不少区、县、委、局，不能只依靠几个市领导直接去管理，而要靠市政府办公室传达下去；各委、局、IX、县发生的情况也要通过办公室反映上来。尽管办公室与各委、局，在行政职级上是平级关系，各委、局间由于工作需要而产生的协调，是一种平级间的协调，不存在谁领导谁的问题。
（2）协助领导做好协调工作。现代行政管理，要求发挥整体效益，除搞好科学合理的分工、建立健全岗位责任制以外，加强协调工作是十分必要的。协调工作分不同的层次，领导亲自协调是一个方面，大量的协调工作还是要靠办公室来完成。
（3）协助领导做好各种决策的布置和督促检查工作。因为对领导决策的贯彻实施进行检查督办是办公室的一项重要职责，领导工作的各项决策大多是经过办公室传达和布置的，所以办公室除担负这种上传下达的任务外，还担负着对领导决策进行督促检查和全面准确地掌握贯彻实施情况的职责。办公室要协助领导建立严格的检查督办制度，认真负责地对领导决定的事项和发布文件的执行情况进行检查督促。在检查中如果发现领导原来作出的决策不完全符合实际，缺乏可行性，难以贯彻执行或不宜实施，应及时向领导报告，以便修正原来的决策，使之更加符合实际，更加完善可行。对于得不到执行或不能按期完成的事项要弄清是什么原因，有什么困难，存在什么问题。然后协助有关部门共同出主意、想办法，解决存在问题，保证领导决策的实施．
五、服务作用和耳目作用
所谓服务作用，是指办公室承担着为同一级机关、单位各部门和下级各机关、单位以及为人民群众服务的职责。
（1）为领导服务。做好参谋助手，协助领导处理日常事务等；进行调查研究，收集整理信息为领导决策提供依据；及时完成领导交办的任务等，都属于服务的内容。
（2）为本机关、本单位同级兄弟部门服务。比如上级指示的接纳、承办、处理；本级领导机关的报告、指示、请示的办理；与众多上下内外机关、单位的联系、应对等，就需要办公室综合承办。所有这些都是服务性工作，都应树立服务观念。尽职尽责地为各机关、单位服好务。
（3）为下级单位和人民群众服务。办公室为下级单位服务主要体现在日常工作的联系中，如对下级单位的请示要及时办理，及时答复。当然，对下级单位在公文处理和调查研究等方面的工作进行指导也属于服务的范畴。
在当今社会经济迅速发展和科学技术突飞猛进的情况下，领导需要办公室提供上下左右各有关方面的各种信息，以形成信息环流，作为决策的基础。因此，领导决策对信息依赖的程度越深，办公室的服务特色就越鲜明；领导决策科学化程度越高，对办公室工作服务质量的要求就越高。而办公室要获取信息，必须既为领导工作服务，又为上下级单位和人民群众服务，疏通信息渠道，广开信息源流。
（4）发挥耳目作用。所谓耳目作用，是指办公室在机关或单位的领导工作中具有了解情况、掌握情况、报告情况的职责。换句话说，就是要掌握信息、传递信息，并及时进行信息反馈。因此，也可称为信息反馈作用。
第三节 办公室的任务和特点
一、办公室工作的基本任务和原则
办公室的任务，总的来说是参与政务，管理事务，搞好服务。但由于各级各类部门单位的体制、规模和业务工作等情况千差万别，其办公室的任务也不尽相同。然而，就办公室的共同性质、地位和作用来说，办公室工作的基本任务，大致可归纳为以下一些内容：
（1）综合工作。帮助领导制定总体规划，参与目标管理；协助领导抓好中心工作，搞好调查研究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新经验，提出新思路。这些综合性工作都是由办公室承担的，都是办公室政务工作的内容。
（2）会议管理工作。开会议事是党政机关和企事业单位的重要工作方法之一。办公室是会议的主要组织者，对做好会务工作有着不可推卸的责任，也是它所担负的重要任务之一。所谓管理会议，第一，要协助领导搞好各种会议的审批工作，控制一切不必要召开的会议；第二，要努力改进会风，提高会议的质量和效率。
（3）文书处理工作。根据领导的意图，起草领导人在重要会议上的讲话初稿，或者提供有关资料，供领导备用。起草公文要认真，注意公文程序，行文格式，讲究内容上的政治性、法规性和思想性，形式上的程式化、规范化，力求简明扼要，便于阅读，便于文书处理和日后归档，还要考虑便于运用电子计算机进行公文处理。
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