概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。
对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：
1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。
2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。
3、档案是一个单位规范管理的基础。
4、档案我们积累和传播知识重要载体。
5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。
6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。
最后，档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
人事档案是一个人经历的记载，也是人才交流中心为个人提供相关人事服务的依据。从表面上看，它仅仅
是一个一尺见方的牛皮纸袋，加上袋子里的材料，才不过一斤来重。尽管随着社会的发展，档案在一些人
眼中作用弱化了，但弱化并不意味着它是可以随便丢弃的‘身外之物’，人事档案的作用仍不可取代，如
果没有档案，一些权益就无从得到保障！因此从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。
档案对个人的作用：
现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有其真
实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它不仅为领导
决策、教学、科研和管理等工作服务，同时也为您的切身利益服务，帮您解决没有档案就无法解决的问题
。对于个人来说，无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险，还是入党团以及离退休
手续的办理、各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。
按照有关规定，在各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员，人才中心将保障其合
法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级
、职称评定、出国（境）政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为
依据的各种法律证明等等。
如果流动人员违反规定把人事档案放到其他部门或机构，各级人事部门将不承认其原有身份，必然损害其
自身利益，使其应享受的上述待遇得不到应有保障。譬如在失业后将无法领取失业救济金；譬如，没有档
案办理社会保险也成问题；譬如单位派你出国公干，没有人事档案，就无法进行出国政审；譬如结婚、生
孩子时，没有档案开不成相关证明。
例如学籍档案可以为各类在校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、
姓名更正、参加工作时间等有关证明。在职人员在早报技术职称时，档案可以提供所需材料，如申报人目
前拥有的职称资格文件、您获得的优秀教学成果奖、科技进步奖、主持参加的科研课题、您在本项目中所
起的作用、各种奖励、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。
可以说每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史，同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添
入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。
向女士是某事业单位的人事部主任，她认为，人事档案在我国当今社会还是有其存在的理由的。“对于一
些私企员工来讲，档案变得可有可无，但另外一些行业的从业人员还需要档案的管理和约束，比如律师、
医生等，他们很看重档案，因为这些行业没有档案不准进入。既然有此规定，说明这些行业有其特殊性，
人事档案制度也是规范这些从业人员相对有效的措施之一。”同时，向女士还提醒大家：“‘人档分离’
体现着社会在进步，但并不代表着档案能够随意丢弃，一些人才可以将档案交由社会公共人事部门代管。
”
档案对用人单位的作用：
对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用
档案，可以清楚地了解过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依
据。
现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能的全面、准确的了解员工，通常会将考察现状与查阅档
案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩
及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方
面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。
因此用人单位在人事任免、考核时，都经常要用到员工人事档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全
面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和使用起到了重要参考作用。
