中国石化集团经济技术研究院办公自动化项目经理张艳认为，OA系统在企业中的位置相当于人体的神经网络，维系着整个企业的办公环境，牵一发则动全身。正是通过对企业办公自动化系统的成功应用，石化研究院跳出了一场美妙的办公圆舞曲。
时光荏苒，一晃两年过去了。中国石化集团经济技术研究院办公自动化项目经理张艳的办公桌上已经很难看到纸质公文的影子，几乎所有的办公文件都集中在那看似普通却功能完善的IE界面的系统中，办公效率的大大提升不仅让经研院的同事们从繁杂的工作中解脱出来，同时也让张艳对办公自动化系统的建设有了更深入的理解。
“在建设OA（办公自动化）系统的同时，我们意识到，OA不仅仅局限于工作流的集中体现，办公自动化系统已经发展成集工作流、业务流和管理为一体的办公平台。”张艳表示，“对OA系统认识的改变也对经研院建设内部办公自动化平台起到了很好的指导意义。”一个需求
办公自动化是一个漫长的管理细化规范，同时也是人员和软件相互学习和适应的过程。1999年，经研院以换址为契机，同时进行了新办公平台的建设，铺设了局域网，办公自动化平台选用IBM Lotus Notes4.6，在这个基础上开发了个人的邮件系统、公文流转等，应用效果比较能满足企业当时的业务需求。
“2005年，研究院信息化进程推动的特别快，新的应用需求不断产生，同时，新的功能以及外界新技术的不断增加和改进让我们意识到1999年开发的办公自动化系统已经不能适应企业的需要了。因此，我们决定对现有的办公自动化系统重新进行改造和开发。”张艳告诉记者，“对于新平台的建设我们首先考虑的就是需求问题，为此，我们针对新办公平台需求功能的设计定了几个大的方向，同时对这几个大方向进行了细化，形成了最初的新办公自动化平台模型。”
据了解，目前大部分OA系统大多是以办公事务的计算机自动化管理为基础的，基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等，实现了日常工作方方面面的管理。OA是用来处理企业日常办公的管理软件，一般来说要建立信息发布的平台、实现工作流程的自动化、搭建个人事务平台以及实现对知识的自动化管理等方面。
事实上，为了更好的铺设内部OA系统，早在经研院进行项目选型之前一年，办公自动化项目小组就开始深入到各个处室实地考察具体需求，同时要求各个处室提供一至两名工作人员收集自己处室更为细致的需求情况以备参考。张艳告诉记者，正是这为期一年对实际需求的分析和深入挖掘为整个办公自动化项目的成功实施奠定了基础，并且在实施过程中对项目进行了很好的过程控制，使得项目成果更具有针对性。
最终，经研院新自动化办公系统的需求浮出水面。第一，建立信息发布的平台，要求“信息发布及时醒目、重要通知强制性到达”，更丰富现有的OA系统，增加信息化资料管理，让信息的查询更加方便、快捷；第二，完善项目管理功能和公文流转功能，在新平台上加强管理，提高工作效率；第三，加强费用管理，让财务信息及时反馈给员工，达到好的办公环境所应该具备的功能；第四，整个平台的应用模式改为B/S方式，降低维护成本。
三个衡量标准
需求定下来之后，就要开始给项目找个合适的开发伙伴，很多企业都在找合作伙伴的时候吃过亏，由于合作伙伴本身实力有限，整个项目在实施的过程中轻则超出预算、项目实施后不能完全满足企业需要，重则整个信息化项目因此搁浅，甚至失败。
经研院在选择合作开发伙伴的时候更为小心，一方面鉴于以上原因，更重要的是经研院隶属于中石化集团公司，在信息化系统建设上，集团公司虽然给予了一定程度的选择空间，但是也有很明确的限制，在今后的对接上要求技术实现的可行性。
考虑再三，经研院决定将选择合作开发伙伴的衡量标准定为以下三点：要求合作开发伙伴具有一定规模，包括公司整体实力、项目开发实力以及售后服务这三方面。除此之外，对于数据库的选型也有所要求，项目实施要求尽可能保留此前使用的Lotus Notes，尤其是邮件系统。张艳表示：“我们认为应用软件的生命力在于应用，并且随着应用的过程逐渐产生新的应用需求，因此，对于开发伙伴的售后服务我们很重视。此外，事先要做好风险评估，合作伙伴的考核要从多方面进行。”
随后，经研院针对办公自动化项目进行了正式的招标、投标、综合评分。另外，项目考核小组还到各个招标单位进行了实地考核，主要是了解公司的实力情况，对包括公司资质在内的多方面进行审核。最终，在投标的四家服务商中选择了神州数码的DigiFlow流程管理平台。该平台是基于Domino系统的办公自动化应用建设中使用的一套应用流程管理平台。包括流程配置、组织结构、应用模板、统一消息系统、菜单授权与管理等多种管理模块。用户可以实现基于图形化的对流程的快速配置与维护，避免了定制开发流程带来的流程开发工作量大、流程修改后的维护困难、无法灵活进行流程管理等传统Domino平台应用的弊病。
目前，经研院办公自动化系统功能包括业务流程、知识管理、项目管理、网上办公、短信平台、公共服务等。业务流程分布在财务信息、公文管理、考勤管理等。系统采用集中式管理，注册用户200余人，截至2009年2月，项目管理、考勤管理、收文管理数据量均超过万条。两大功臣
如果说办公自动化平台的建立让经研院办公环境得到了大大的改善，那么该OA系统中的工作流模块和项目管理模块就是项目成功的两大功臣。
据张艳介绍，虽然工作流程的自动化可以规范各项工作、提高单位协同工作的效率，但是实施起来却并不是一件易事，需要调动所有企业领导和员工的积极性，改变他们的办公习惯。面对困难，就要解决困难，新办公平台的公文流转项目的实施得益于院领导的大力支持，在院长的鼎力支持下，经研院开始了一轮公文流转的变革。
公文流转牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作。这样，问题就出来了：公文流转单如何录入？如果进行单纯的扫描录入，办公室人员的工作量非常大，这个就没有达到简化流程、提高办公效率的目的。流转以什么为依据？如何保证公文的可信度和唯一性？批示如何体现？……等等一系列问题摆在项目实施小组的眼前。
经过项目小组和开发伙伴神州数码的紧密配合，在四个月的开发工作成功实现了对于新办公流程的再造，并且对一些诸如“痕迹”、审批等细节上做了进一步改进。“我们的公文流转的需求十分复杂，每份公文的审批需要严格逐级查看，由于公文的独一性，造成一旦哪个批复环节出现问题，整个公文的流转将停滞，为此开发人员想了很多办法，最后设计为每个批复环节上，单一的公文自动生成两份，以便工作人员实时查看控制文件流转过程，提高了公文流转的可行性。”项目经理张艳介绍到，“此外，公文流转很重要的一个因素就是‘痕迹’，所有看过这份公文的人，包括已经批复的意见都要有痕迹。另外，修改意见中还增加了对批复意见的重视，没有在批复栏输入意见的公文无法提交。诸如此类的细节都在试用的时候显示出来，并一一加以改正和增强。”
项目管理功能是新办公自动化平台另一“应用明星”，张艳告诉记者，“新平台应用了30多个模块，其中，项目管理模块应用的特别频繁。虽然，我们不生产具体的产品，也没有流水线，但我们是人才的智库，主要的项目是为集团出谋略，做评估、评审等方面的工作，其中也包括国家成品油定价机制等软课题的研究。每个课题我们都作为一个项目，通过立项、审批，项目成立以后的项目跟踪、项目结项以及结项后对成果的管理，一系列的过程全部通过项目管理功能管起来了。”
一个好的OA系统远必需融入管理的思想，引进切实可行的管理技术，让OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力，也因管理而产生了办公事务，所以OA系统要架构于管理基础之上，才能确保OA系统的有效性和实用性。上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排，任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排，设定自己部门的具体目标，通过管理人员与员工持续、动态的沟通，明确员工的工作任务，采用确保完成任务实现目标的措施，然后各就各位，把详细的工作计划再分配下去。这样，上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径，做到心中有数，这既与实际工作相结合，又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式，对组织计划进行动态控制，清楚所制订的措施、办法，才能顺利地完成任务，从而实现整体管理的目标。经研院通过采用项目管理的方式，对组织计划进行动态控制，清楚所制订的措施、办法，才能顺利地完成任务，从而实现整体管理的目标。
